O mês de dezembro representa a reta final para as empresas brasileiras. É o momento crítico onde a gestão financeira encontra a contabilidade para o fechamento do exercício social. 

Muitos empresários acreditam que o trabalho da contabilidade só acontece após a virada do ano, o que é um equívoco perigoso que pode custar caro ao caixa da empresa. A qualidade da informação que será enviada ao fisco em 2026 depende inteiramente da organização feita agora, em dezembro de 2025.

O fechamento de balanço não é apenas uma burocracia para agradar à Receita Federal. Ele é a fotografia real da saúde financeira do seu negócio em uma data específica. Um balanço com erros pode impedir a distribuição de lucros isentos aos sócios.

Além disso, ele pode travar pedidos de empréstimos bancários vitais para a expansão. A legislação tributária brasileira é dinâmica e exige revisões constantes dos processos internos. Ajustes que não forem feitos até 31 de dezembro tornam-se irreversíveis para aquele ano-calendário.

A ação corretiva deve ser imediata e precisa para evitar passivos. Neste guia técnico, vamos detalhar os principais ajustes operacionais, fiscais e contábeis. Sua empresa precisa executar essas tarefas antes de estourar a champanhe do Ano-Novo.

Prepare sua equipe financeira e alinhe-se com seu contador imediatamente. A precisão dos dados agora é o que garante a tranquilidade fiscal do próximo ano. A Canella & Santos preparou este roteiro para guiar sua empresa.

Conciliação bancária e de cartões

O primeiro passo para um fechamento contábil seguro é a conciliação bancária rigorosa. É necessário verificar se cada centavo que entrou ou saiu do extrato bancário da empresa tem um documento correspondente. Não pode haver movimentação financeira na conta PJ sem lastro documental, fiscal ou contábil.

Muitas empresas falham ao não enviar extratos de aplicações financeiras ou de contas pouco movimentadas. O saldo contábil da conta “Banco” em 31 de dezembro deve ser idêntico, até os centavos, ao saldo do extrato bancário oficial. Qualquer diferença deve ser investigada e justificada imediatamente pela tesouraria.

Outro ponto é a conciliação das vendas por cartão de crédito e débito. A Receita Federal já possui essa informação através da declaração Decred. As operadoras de cartão enviam esses dados mensalmente ao fisco.

Essas taxas são despesas dedutíveis e reduzem o lucro contábil. Lançá-las corretamente é essencial para pagar o imposto justo. Verifique as normas de conciliação no site do Conselho Federal de Contabilidade (CFC).

Inventário de estoque

Para empresas de comércio, indústria e e-commerce, o inventário de estoque é vital. O valor do estoque final em 31 de dezembro impacta diretamente o Custo da Mercadoria Vendida (CMV). Consequentemente, ele determina o lucro tributável da empresa no exercício.

A contagem física dos produtos deve ser realizada com rigor absoluto. É preciso confrontar a quantidade física existente nas prateleiras com o saldo que consta no sistema de gestão. As divergências, sejam sobras ou faltas, devem ser ajustadas fiscalmente antes do encerramento.

As perdas de estoque, como quebras, roubos ou deterioração, precisam ser baixadas contabilmente. No entanto, para que essa baixa seja aceita como despesa dedutível, é necessário cumprir requisitos legais. Isso pode incluir a emissão de nota fiscal de baixa ou laudo técnico.

O inventário também serve para identificar produtos obsoletos ou com giro lento. Isso permite que a empresa planeje promoções de queima de estoque ainda em dezembro. Transformar mercadoria parada em caixa reduz o valor do ativo circulante tributável.

Lembre-se de que o Livro de Registro de Inventário é uma obrigação acessória fiscal. Ele deve ser escriturado e assinado, contendo a descrição e classificação fiscal de cada item. O fisco cruza o saldo do inventário final de 2025 com o saldo inicial de 2026.

Consulte os serviços especializados da nossa equipe para auditoria de estoque. Veja, também, as regras de inventário no site da Receita Federal.

Revisão de notas fiscais e impostos retidos

Em dezembro, é necessário fazer uma varredura em todas as notas fiscais emitidas e recebidas. Verifique se há notas fiscais de entrada emitidas contra o seu CNPJ que não foram lançadas. 

Atenção especial deve ser dada aos impostos retidos na fonte (IRRF, CSRF, INSS, ISS). Se a sua empresa prestou serviços e sofreu retenção, você tem créditos tributários a compensar. Se esses créditos não forem informados corretamente, você pode pagar imposto em duplicidade.

O contrário também é verdadeiro e exige cuidado redobrado. Se sua empresa tomou serviços e reteve impostos de terceiros, é sua obrigação recolhê-los. A falta de recolhimento de imposto retido é considerada apropriação indébita.

Verifique também o status atual das notas fiscais no sistema da Sefaz. Notas denegadas ou canceladas devem ter o tratamento correto no seu sistema interno. Uma nota cancelada que permanece ativa no financeiro gera um contas a receber fantasma.

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Análise de contas a receber e provisão para devedores

O fechamento anual exige uma limpeza profunda no contas a receber. É preciso identificar quais clientes estão inadimplentes e qual a chance real de recuperação. Manter no balanço valores que nunca serão recebidos distorce a realidade patrimonial.

Dezembro é o momento exato de reunir as provas de cobrança efetiva. Junte e-mails, cartas de cobrança registrada e comprovantes de protestos em cartório. Essa documentação dará suporte aos lançamentos contábeis de baixa de títulos.

Se a empresa não fizer esse saneamento, ela estará pagando imposto sobre receita inexistente no caixa. O ajuste de contas a receber protege o fluxo de caixa da empresa. Isso reduz a carga tributária sobre a inadimplência de terceiros. Para se aprofundar, leia a Lei n. 9.430/96 sobre perdas no recebimento.

Distribuição de lucros e o fechamento do balanço

O objetivo final de todo ajuste contábil é permitir uma apuração de lucro correta. Os sócios da empresa têm grande interesse nisso, pois a distribuição de lucros é isenta. No entanto, essa isenção tem requisitos legais que devem ser cumpridos rigorosamente.

A empresa não pode ter débitos tributários federais em aberto para distribuir lucros isentos. Portanto, dezembro é o mês de emitir a Certidão Negativa de Débitos (CND). Se houver pendências, elas devem ser quitadas imediatamente para desbloquear a distribuição.

Além disso, o lucro a ser distribuído deve estar comprovado na contabilidade regular. Se a empresa antecipou lucros aos sócios, o fechamento deve confirmar que esse lucro existiu. Caso o balanço mostre prejuízo, as retiradas podem ser tributadas como pró-labore.

Por fim, o balanço fechado servirá de base para a renovação de limites de crédito. Um balanço bem ajustado é uma ferramenta poderosa de negociação com bancos. Veja como a Canella & Santos protege seu patrimônio!

Organização é lucro

Os ajustes fiscais de fim de ano não são opcionais para quem quer segurança. Eles formam a base sólida para um 2026 tranquilo.

A antecipação evita multas e surpresas desagradáveis com a Receita Federal. O tempo investido agora retorna em forma de conformidade e paz.

Sua empresa está pronta para fechar o ano sem pendências? Agende uma reunião de fechamento com a Canella & Santos e garanta a integridade da sua contabilidade.