O Livro Caixa é onde todos os recebimentos e pagamentos em dinheiro são registrados, sendo lançados de forma cronológica (dia, mês e ano). Ele é um livro auxiliar de registro contábil, pois é destinado ao uso do controle dos lançamentos exclusivos de entrada e saída, da conta Caixa da empresa.
Quando a empresa começa, é preciso que ela possua um controle financeiro das suas despesas e dos seus lucros. No livro, é feito um controle pessoal da empresa, uma vez que pode no futuro auxiliar na declaração do Imposto de Renda.
Na maior parte dos casos, o Livro Caixa é adotado pela tesouraria da empresa ou pelo departamento responsável de executar os recebimentos de receitas e pagamentos de despesas ou de qualquer outra entidade com ou sem fins lucrativos.
Anotações no Livro Caixa
As anotações precisam ser metódicas, diárias e detalhadas. Não se deve anotar rendimentos futuros (notas que ainda não compensaram e cheque pré-datados, por exemplo). Todos os comprovantes de pagamentos e notas fiscais precisam ser guardados porque são eles que ajudam a preencher o Livro Caixa. . Entre os gastos podem ser de:
a) Aluguel;
b) Energia elétrica;
c) Água;
d) Material de expediente (escritório) e de limpeza;
e) Telefone;
f) Reparos;
g) Conservação do local.
Estrutura do Livro Caixa
É preciso conter no Livro Caixa:
- Data do registro: é preciso identificar as datas para um controle melhor do fluxo de caixa da empresa. Dessa maneira, também, é possível separar em planilhas diárias diferentes se o fluxo diário for muito intenso;
- Breve histórico: como é um espaço reservado para que sejam identificados os motivos da transação. Por exemplo: “Pagamento ao fornecedor A” ou “Recebimento do cliente B”;
- Entradas e saídas (débito e crédito, respectivamente, lembrando que não se usa os dois em um mesmo registro): Nas entradas, os fluxos identificam os recebimentos que a empresa possui no período, seja em dinheiro ou a débito em conta. Assim, nas saídas, os fluxos permitem identificar os valores que são pagos por parte da empresa no período indicado, seja em dinheiro ou a crédito em conta;
- Saldo atual da conta Caixa (saldo anterior mais débito ou menos crédito da conta em questão): é necessário saber qual é o saldo que indica a diferença entre as entradas e as saídas. O resultado é quanto a empresa tem em caixa no momento.
Saldo no Livro Caixa e Simples Nacional
O saldo do período anterior precisa ser considerado no primeiro registro. O valor pode ser do dia, mês ou ano-anterior, conforme é utilizado pela empresa e a quantidade de fluxo que o negócio possa apresentar.
As empresas que optam pelo Simples Nacional são obrigadas por lei a declarar os valores do fluxo de caixa. Assim, é importante que os fluxos de entrada e saída estejam bem organizados.
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