O início de um ano fiscal impõe uma série de procedimentos obrigatórios para as empresas brasileiras. A legislação comercial e tributária exige que as demonstrações financeiras reflitam a realidade patrimonial da entidade na data do balanço.

A precisão destes dados é indispensável para o cumprimento das obrigações acessórias que serão entregues, como a ECD (Escrituração Contábil Digital) e a ECF (Escrituração Contábil Fiscal). Divergências entre o saldo contábil e a realidade física ou financeira podem resultar em sanções administrativas.

Além disso, o fechamento contábil serve como base para a apuração do Imposto de Renda (IRPJ) e da Contribuição Social (CSLL). Ajustes não realizados podem impedir a dedutibilidade de despesas ou o aproveitamento de créditos.

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Conciliação das disponibilidades financeiras

A conciliação bancária consiste no confronto entre os registros contábeis da empresa e os extratos fornecidos pelas instituições financeiras. Este procedimento deve abranger todas as contas-correntes, contas de aplicação e caixas físicos da entidade.

Por exemplo, no dia 31 de dezembro, o saldo contábil deve coincidir exatamente com o documento externo fornecido pelo banco. Diferenças podem indicar lançamentos não processados, tarifas não contabilizadas ou falhas no registro de pagamentos e recebimentos.

A conciliação deve incluir também a verificação dos rendimentos de aplicações financeiras. Os rendimentos devem ser apropriados mensalmente, respeitando o regime de competência, e não apenas no momento do resgate.

No caso de vendas por cartões de crédito e débito, o confronto deve ser feito com os informes de rendimentos das adquirentes. A Receita Federal utiliza a Declaração de Operações com Cartões de Crédito (Decred) para cruzar estes dados.

Divergências entre a receita declarada e a receita informada pelas operadoras de cartão são passíveis de revisão fiscal. Recomenda-se a emissão de notas fiscais complementares, caso sejam identificadas vendas não faturadas dentro do período.

As taxas administrativas cobradas pelas operadoras devem ser registradas como despesas financeiras ou operacionais. O registro correto reduz o lucro contábil e, consequentemente, a base de cálculo de impostos no Lucro Real.

Saiba mais: para normas de conciliação, consulte o Conselho Federal de Contabilidade (CFC). Conheça, também, nossos serviços de BPO Financeiro.

Inventário físico e ajustes de estoque

O levantamento do inventário físico de estoques é uma obrigação prevista na legislação do Imposto de Renda e no Regulamento do ICMS. O valor do estoque final influencia diretamente o Custo da Mercadoria Vendida (CMV) e o resultado do exercício.

A contagem deve incluir matérias-primas, produtos em elaboração, produtos acabados e mercadorias para revenda. O saldo físico apurado deve ser comparado com o saldo lógico do sistema de gestão (ERP).

As divergências identificadas devem ser analisadas para determinar sua causa. Sobras ou faltas de estoque devem ser ajustadas na contabilidade para que o balanço reflita a quantidade real existente.

No caso de perdas por deterioração, obsolescência ou avaria, a baixa contábil deve ser suportada por documentação idônea. A legislação fiscal exige, em muitos casos, laudo técnico ou destruição assistida para aceitar a dedutibilidade da perda.

O ajuste a valor de mercado também é um requisito das normas internacionais de contabilidade (IFRS). Se o valor de custo do estoque for superior ao seu valor realizável líquido, deve-se constituir uma provisão para perdas. 

Saiba mais: consulte o regulamento do Imposto de Renda no site do Planalto. Veja, ainda, como nossa consultoria fiscal auxilia na gestão de estoques.

Revisão de obrigações fiscais e retenções

O fechamento anual requer uma revisão completa das notas fiscais de entrada e saída. É necessário certificar-se de que todos os documentos emitidos contra o CNPJ da empresa foram devidamente escriturados.

A tomada de serviços de terceiros exige atenção especial quanto às retenções na fonte de impostos como IRRF, CSLL, PIS, Cofins e ISS. A responsabilidade pelo recolhimento destes tributos, em muitos casos, é do tomador do serviço.

A falta de recolhimento de impostos retidos pode configurar apropriação indébita previdenciária ou fiscal. A conciliação entre os valores retidos na contabilidade e os valores pagos nas guias de arrecadação (Darf) deve ser exata.

Para empresas prestadoras de serviços, deve-se verificar os informes de rendimentos fornecidos pelos clientes. Os valores retidos pelos tomadores constituem créditos tributários que podem ser compensados com impostos a pagar.

A não apropriação destes créditos no período correto pode resultar em pagamento maior de impostos do que o devido. A EFD-Reinf é a obrigação acessória que consolida essas informações e deve refletir a contabilidade.

Empresas do Lucro Real devem revisar a classificação fiscal (NCM) dos itens para garantir a correta apropriação de créditos de PIS e Cofins. Erros de cadastro podem gerar glosas de créditos em auditorias futuras.

Saiba mais: acesse o portal do Sped para manuais técnicos. Entenda a gestão tributária para prestadores de serviços.

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A execução rigorosa destes ajustes fiscais e contábeis assegura a conformidade da empresa com as normas vigentes. O balanço patrimonial torna-se uma ferramenta fidedigna de gestão e comprovação fiscal.

A antecipação destas tarefas evita gargalos operacionais no início do ano. O suporte técnico contábil é indispensável para a correta aplicação das normas.

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