A classificação fiscal de mercadorias é a base fundamental de toda a tributação brasileira. Para empresas do Lucro Real e do Lucro Presumido, um erro no cadastro de produtos é fatal. Não é apenas um detalhe burocrático, é dinheiro direto saindo do caixa.
A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) e o Código de Situação Tributária (CST) definem quanto imposto sua empresa paga. Se essas informações estiverem desatualizadas em 31 de dezembro de 2025, você começará 2026 gerando passivos.
A Receita Federal atualiza constantemente a Tabela Tipi (Tabela de Incidência de Impostos sobre Produtos Industrializados), que reflete as mudanças na NCM. Ignorar essas atualizações resulta em notas fiscais rejeitadas e cálculo errado de IPI, PIS, Cofins e ICMS. O sistema trava, e a mercadoria não sai.
O cruzamento de dados eletrônicos hoje é instantâneo e impiedoso com erros. O fisco detecta incompatibilidades entre a descrição do produto e o código NCM informado em segundos. A malha fina é automática para divergências cadastrais.
Neste artigo, vamos detalhar as ações imediatas que sua equipe fiscal deve tomar agora. O foco é garantir que o cadastro de produtos esteja 100% alinhado com as normas vigentes.
Aprenda mais com nossa equipe de consultoria fiscal para uma auditoria completa.
A importância crítica da revisão da NCM
A NCM é um código de oito dígitos que determina a identidade fiscal de uma mercadoria. Ela não é estática; sofre alterações periódicas determinadas pela Camex (Câmara de Comércio Exterior).
Muitos códigos são extintos e substituídos por outros mais específicos para controle aduaneiro. Quando uma empresa utiliza um NCM extinto após 31 de dezembro, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é rejeitada. A Sefaz bloqueia a emissão imediatamente.
Isso trava o faturamento da empresa e impede a logística de entrega de mercadorias. Além do bloqueio operacional, o uso de um NCM incorreto (mas ainda ativo) leva ao erro tributário. Você pode estar pagando imposto a mais ou a menos.
Um produto que poderia ter alíquota zero de IPI pode estar sendo tributado por erro. O contrário também ocorre, gerando multas pesadas por recolhimento a menor de tributos federais. A responsabilidade é inteiramente do contribuinte emissor.
A revisão deve ser feita item a item, consultando a Tabela Tipi vigente no site da Receita. Não confie apenas no que o fornecedor informou na nota, pois ele também pode estar errado. A classificação fiscal deve ser validada internamente.
Confira as atualizações oficiais no Portal Único Siscomex.
O impacto do CST na apuração de PIS e Cofins
O Código de Situação Tributária (CST) informa ao fisco como aquele produto deve ser tributado na operação. Ele define se a operação é tributada, isenta, suspensa ou sujeita à substituição tributária. O CST guia a apuração do imposto.
Para empresas do Lucro Real e Presumido, o erro no CST de PIS e Cofins é fatal. Usar um CST de operação tributada para um produto monofásico (CST 02 ou 04) é erro grave. Faz a empresa pagar imposto duas vezes sobre o mesmo item.
Produtos monofásicos, como autopeças e bebidas frias, têm o imposto recolhido na indústria. O revendedor atacadista ou varejista não deve pagar PIS/Cofins novamente sobre a venda. O cadastro correto do CST evita esse pagamento indevido.
Se o cadastro de produtos não for atualizado até 31 de dezembro, a apuração de janeiro sairá errada. A EFD-Contribuições será enviada com inconsistências, gerando um pagamento indevido difícil de recuperar. O fluxo de caixa sofre sem necessidade.
A correlação entre o NCM e o CST deve ser lógica e fundamentada na lei. Um NCM de “pneumáticos” deve estar vinculado a um CST de tributação monofásica na revenda. Sistemas de ERP desatualizados são os maiores vilões.
Para consultar a legislação, acesse o site da Receita Federal do Brasil. Saiba, também, como a Canella & Santos audita seus arquivos digitais.
Riscos de multas por classificação fiscal incorreta
A legislação prevê multas pesadas para quem classifica mercadorias incorretamente na nota fiscal. A multa pode ser de 1% sobre o valor aduaneiro ou sobre o valor da mercadoria. O impacto financeiro é significativo em grandes volumes.
Parece pouco, mas, em empresas de alto faturamento, 1% do estoque representa um valor milionário. Além da multa percentual, existe a cobrança da diferença de imposto com juros e multa de mora. O passivo cresce exponencialmente com o tempo.
Se o fisco entender que houve dolo na classificação para pagar menos imposto, a multa é qualificada. Ela pode chegar a 150% do valor do tributo devido, configurando fraude fiscal. Isso traz consequências penais para os sócios da empresa.
A “Classificação Fiscal” não é uma escolha do contribuinte, é uma determinação técnica legal. Em casos de dúvida, a empresa deve formular uma Solução de Consulta oficial à Receita Federal. Isso resguarda a empresa de autuações futuras.
Manter cadastros genéricos ou usar NCMs de “outras obras” é uma prática arriscada. O auditor fiscal tem ferramentas para identificar que a descrição do produto não bate com o código. A especificidade é obrigatória na era digital.
Consulte as penalidades aduaneiras no site do Ministério da Fazenda.
Cruzamento de dados no Sped Fiscal e EFD-Contribuições
O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) é o “Big Brother” tributário das empresas. Ele cruza as informações da NF-e (que contém o NCM) com a apuração dos impostos (CST). O cruzamento é automático e massivo.
Se você emite uma nota com NCM de produto isento, mas usa um CST tributado, o sistema aponta. A Receita Federal cruza o que você vendeu com o que você comprou e estocou. A coerência entre entrada e saída é vital.
A partir de 2026, com a aproximação da Reforma Tributária, a exigência aumentará. O cadastro de produtos será a base para a nova tributação do IVA (IBS e CBS). A qualidade dos dados será requisito para operar.
Quem chegar em 2026 com o cadastro “sujo” terá dificuldades imensas para se adaptar. A limpeza da base de dados deve ser feita agora, aproveitando o fechamento de 2025. O saneamento de cadastro é o primeiro passo da transição.
O Bloco K do Sped Fiscal também exige precisão absoluta no NCM dos insumos. Divergências aqui podem indicar omissão de receitas ou compras sem nota fiscal. O controle de estoque fiscal deve ser rigoroso.
Procedimentos de auditoria interna para dezembro
A sua empresa não pode esperar a virada do ano para agir corretivamente. Dezembro deve ser o mês da auditoria de cadastro de produtos. É hora de limpar a base de dados do ERP.
Extraia um relatório completo de todos os itens ativos no seu sistema de gestão. Ordene por NCM e verifique a vigência de cada código na Tabela Tipi mais recente. Elimine códigos duplicados ou inativos.
Verifique a alíquota de IPI, PIS e Cofins vinculada a cada NCM no cadastro. Compare com as notas fiscais de entrada dos fornecedores industriais, que costumam ter a classificação correta. Use a indústria como referência técnica.
Analise as operações de saída e verifique se o CST está compatível com o regime. Identifique produtos que mudaram de tributação durante o ano de 2025 e atualize a regra. A tributação é dinâmica e o sistema deve acompanhar.
Envolva a contabilidade externa ou o departamento fiscal interno nessa validação técnica. O olhar de um especialista pode identificar erros de interpretação que passaram despercebidos. A automação ajuda, mas a revisão humana é essencial.
Cadastro correto é segurança
A precisão no cadastro de NCM e CST não é apenas burocracia chata. É dinheiro em caixa e segurança jurídica para os sócios. Um cadastro saneado evita pagamentos indevidos e multas.
Não deixe sua empresa vulnerável a autuações que podem comprometer o lucro do ano. A complexidade tributária exige vigilância constante e ação proativa da gestão.
A sua base de produtos está pronta para a fiscalização eletrônica de 2026? Não corra riscos desnecessários. Solicite agora uma auditoria de cadastro com nossos especialistas e comece o ano com a sua tributação 100% correta.