A gestão de um supermercado é uma operação complexa, onde cada detalhe impacta a margem de lucro. Entre os maiores desafios, está a gestão de quebras e perdas de estoque, um “ralo” que consome recursos de forma silenciosa. Produtos vencidos, avariados ou estragados são uma realidade inevitável do setor varejista.

O que muitos gestores não percebem é que o prejuízo vai além do custo do produto perdido. Quando essas perdas não são gerenciadas e documentadas corretamente, elas geram um segundo prejuízo: o fiscal. Você pode acabar pagando impostos sobre produtos que nunca foram vendidos nem geraram receita.

Felizmente, a legislação tributária permite que essas perdas sejam deduzidas, desde que os procedimentos corretos sejam seguidos. 

Neste artigo, preparamos um guia prático para mostrar como transformar a gestão de quebras em uma ferramenta para reduzir legalmente a carga de impostos do seu supermercado, otimizando sua lucratividade. 

O que são consideradas quebras e perdas em um supermercado?

No contexto de um supermercado, “quebra” ou “perda” refere-se a toda e qualquer situação que torne um produto impróprio para a venda. Ou seja, o que diminui o estoque da loja sem gerar uma receita correspondente. A correta identificação da causa da perda é o primeiro passo para o tratamento fiscal adequado.

As causas mais comuns e aceitas pela legislação fiscal incluem produtos com prazo de validade expirado. Também se enquadram aqui os itens danificados durante o manuseio no depósito ou na própria loja. Alimentos perecíveis que estragam por deterioração natural, como frutas e carnes, são outro exemplo clássico.

É preciso entender que nem toda perda pode ser deduzida da mesma forma. As perdas decorrentes de furtos ou roubos, por exemplo, exigem a abertura de um Boletim de Ocorrência (BO) para que possam ser contabilizadas como despesa dedutível. Sem a prova formal do crime, o fisco pode não aceitar a baixa.

Inundações, incêndios e outros eventos de força maior também podem gerar perdas de estoque. Nesses casos, além da documentação interna, laudos de órgãos como o corpo de bombeiros são fundamentais para comprovar o ocorrido.

Portanto, a gestão de quebras começa com uma política clara de identificação e classificação das perdas. 

Treinar a equipe para reconhecer e separar esses produtos corretamente é uma etapa operacional indispensável. Essa organização inicial facilita todo o processo contábil e fiscal subsequente.

O impacto fiscal das perdas não documentadas

O maior prejuízo fiscal das quebras ocorre em empresas que apuram seus impostos pelo regime do Lucro Real. Nesse regime, o Imposto sobre a Renda das Pessoas Jurídicas (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) incidem sobre o lucro contábil da empresa. E as perdas impactam diretamente esse cálculo.

Quando um produto é perdido, e essa quebra não é documentada, ele simplesmente “some” do estoque. Para a contabilidade, é como se ele ainda estivesse lá ou tivesse sido vendido sem nota. O custo de aquisição desse produto não pode ser baixado como despesa dedutível.

Na prática, isso significa que a base de cálculo do seu imposto fica artificialmente maior. Você acaba pagando IRPJ e CSLL sobre um lucro que, na realidade, não existiu. É literalmente pagar imposto sobre um produto que foi para o lixo.

Esse efeito cascata corrói a margem de lucro de forma invisível. O gestor sente o impacto financeiro da perda do produto, mas, muitas vezes, não enxerga o segundo impacto, que vem na apuração dos impostos. A falta de um processo de gestão de quebras custa duas vezes.

Para empresas do Simples Nacional, embora o imposto seja sobre o faturamento, um controle de perdas eficiente é vital para a gestão de compras e a análise real da rentabilidade. Ele ajuda a comprar melhor e a entender o verdadeiro custo da mercadoria vendida, impactando todas as decisões estratégicas do negócio.

Transforme a gestão de perdas em vantagem competitiva

A gestão de quebras e perdas em um supermercado é muito mais do que uma simples tarefa operacional. É uma atividade estratégica que impacta diretamente a saúde financeira e fiscal do negócio.

Ignorar esse processo é permitir que seu lucro seja consumido de duas formas: pelo custo do produto e pelo pagamento de impostos indevidos.

Implementar uma rotina rigorosa de identificação, documentação e baixa de perdas é um investimento com retorno garantido. Além de assegurar a dedutibilidade fiscal, essa prática fornece dados valiosos para otimizar a gestão de compras, negociar com fornecedores e treinar equipes para reduzir o desperdício.

Uma contabilidade especializada no setor de varejo é a parceira ideal para implementar esses controles. O conhecimento sobre as particularidades fiscais do seu negócio garante que todos os procedimentos sejam feitos em conformidade com a lei, maximizando sua segurança e sua economia.

Não deixe que as perdas continuem a ser um ponto cego na sua gestão. Com os processos certos, você transforma um prejuízo recorrente em uma fonte de economia tributária e eficiência operacional.

Sua empresa precisa de ajuda para estruturar um processo de gestão de quebras eficiente e seguro? Nossos especialistas em contabilidade para supermercados podem fazer um diagnóstico e implementar as melhores práticas para o seu negócio. 

Fale com a Canella & Santos e pare de pagar imposto sobre o que você perdeu.