O cenário fiscal brasileiro passa por uma revolução digital silenciosa e contínua. Para 2026, a expressão de ordem é “consolidação das informações em tempo real”. O governo busca a eliminação definitiva de declarações anuais obsoletas.
As empresas que não adaptarem seus processos internos enfrentarão dificuldades operacionais severas. O fisco não tolera mais inconsistências entre o que é declarado na folha e o que é pago. A tolerância para erros de preenchimento é zero.
A grande mudança é a substituição definitiva de obrigações anuais por envios mensais. Isso exige que o departamento fiscal e o RH trabalhem em sincronia perfeita, sem atrasos. A comunicação deve ser diária.
A Reforma Tributária, embora gradual, já começa a impactar a estrutura das obrigações acessórias. O ano de 2026 será um laboratório de testes para essas novas tecnologias fiscais do futuro IVA. As empresas serão as “cobaias” desse processo.
Neste artigo, mapeamos as principais alterações que impactarão a rotina do seu escritório. Antecipe-se para não ser pego de surpresa pelos novos layouts e prazos de entrega. Conte com a Canella & Santos para manter sua empresa em dia.
O fim da Dirf e a consolidação na EFD-Reinf
A mudança mais significativa que se consolida em 2026 é a extinção da Dirf. A Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte deixa de existir no formato anual antigo. As informações migraram para a EFD-Reinf e para o e-Social.
Em 2026, a rotina estará 100% focada na EFD-Reinf (Série R-4000). Todas as retenções de Imposto de Renda, CSLL, PIS e Cofins sobre serviços tomados devem ser informadas mensalmente. A periodicidade muda de anual para mensal.
Não haverá mais a “Dirf anual” para corrigir os erros cometidos ao longo dos meses. O erro no envio mensal da Reinf gera multas imediatas e trava a emissão de certidões. A correção deve ser feita mês a mês.
Isso exige que o setor financeiro informe ao departamento fiscal os pagamentos de serviços imediatamente. A comunicação entre estas áreas deixa de ser opcional e passa a ser um requisito de conformidade. O atraso na informação gera multa.
A distribuição de lucros e dividendos, antes informada apenas uma vez por ano, também entra na EFD-Reinf. Os sócios precisam definir as retiradas mês a mês, com rigor contábil. A informalidade nas retiradas acabou. Para entender mais, consulte o manual da EFD-Reinf no Portal do Sped.
Atualizações no Sped Fiscal e a Reforma Tributária
O Sped Fiscal (EFD-ICMS/IPI) sofrerá ajustes importantes em preparação para a Reforma Tributária. Embora os novos impostos entrem em vigor gradualmente, os campos de informação começarão a aparecer.
Em 2026, inicia-se o período de testes e adaptação dos sistemas para a nova tributação. As empresas precisarão informar dados mais detalhados sobre a cadeia de valor e créditos tributários. A rastreabilidade do imposto será total.
O Bloco K, que controla a produção e o estoque, terá sua exigência ampliada. A Receita Federal quer saber exatamente quanto de insumo foi consumido para produzir cada item vendido. A eficiência produtiva será fiscalizada.
Divergências de estoque informadas no Sped Fiscal serão cruzadas automaticamente com as notas fiscais. O “ajuste de inventário” manual se tornará cada vez mais arriscado e visível para a fiscalização. O estoque virtual deve bater com o real.
Os sistemas de ERP devem estar atualizados com as últimas notas técnicas do Sped. Um software desatualizado impedirá a validação e o envio do arquivo mensal ao fisco.
Acompanhe as notas técnicas no Portal da Nota Fiscal Eletrônica e saiba como a Canella & Santos atende ao setor de Indústria e Atacado.
e-Social e a Saúde e Segurança do Trabalho (SST)
O e-Social já é uma realidade, mas em 2026 a fiscalização sobre SST será automatizada. As empresas que não enviarem os eventos de segurança do trabalho serão autuadas eletronicamente. A multa chegará pelo correio eletrônico.
Não basta mais ter o laudo (LTCAT) e o exame (ASO) guardados na gaveta do RH. As informações devem subir para a plataforma do governo nos prazos estritos da lei. A digitalização é obrigatória.
A falta de envio desses dados pode gerar multas que variam de centenas a milhares de reais. Além disso, impacta o cálculo do FAP (Fator Acidentário de Prevenção), podendo aumentar a alíquota previdenciária. O seguro acidente fica mais caro.
A integração entre a clínica de medicina do trabalho e o RH da empresa deve ser via sistema. O processo manual de digitação de exames é lento e propenso a erros que geram multas. A automação é a única saída segura.
A Receita Federal cruzará os dados de insalubridade informados no e-Social com a folha de pagamento. Se houver exposição a risco sem o pagamento do adicional correspondente, o alerta será gerado. Acesse a documentação técnica no site oficial do eSocial.
FGTS Digital e a nova rotina de pagamentos
O FGTS Digital, implementado para substituir a Sefip, estará em plena operação em 2026. As principais mudanças práticas são a forma de recolhimento e a gestão de guias. O processo ficou mais rápido e transparente.
O pagamento passa a ser exclusivamente via PIX, o que garante a compensação instantânea. Acabaram-se os atrasos de compensação bancária que impediam a emissão de CRF (Certificado de Regularidade). A liberação é quase imediata.
As empresas devem estar atentas ao uso do e-Social como base para o FGTS Digital. Qualquer erro na rubrica da folha de pagamento enviada ao e-Social reflete imediatamente no valor da guia. A base de cálculo é única.
A fiscalização sobre depósitos em atraso será automática e implacável. O sistema notificará a empresa sobre competências não recolhidas sem a necessidade de uma visita física. A cobrança chega digitalmente.
A gestão de parcelamentos de FGTS também será feita diretamente na plataforma digital. Isso simplifica a regularização, mas também acelera a cobrança de inadimplentes.
Saiba mais no portal do Ministério do Trabalho e Emprego e conheça nosso serviço de Departamento Pessoal.
A contabilidade em tempo real chegou
O cerco digital se fechou completamente sobre as empresas. Em 2026, não haverá mais espaço para o “jeitinho” ou para a correção tardia.
As obrigações acessórias exigem agora uma gestão em tempo real, integrada e tecnológica. A sua empresa precisa de parceiros que dominem essas ferramentas.
Sua empresa está preparada para a era da fiscalização em tempo real? Não espere a notificação chegar. Fale com os consultores da Canella & Santos e garanta a conformidade total das suas obrigações acessórias para 2026.